Artikel 3.92, §3, van de wet op de mede-eigendom voorziet dat elke mede-eigenaar de rechter kan verzoeken een beslissing van de algemene vergadering nietig te verklaren of te hervormen wanneer deze onregelmatig, frauduleus of onrechtmatig is, voor zover ze hem persoonlijk nadeel berokkent. Deze vereiste beoogt manifest om onrechtmatige beroepen door procedeerlustige mede-eigenaars te ontmoedigen. Toch moet men begrijpen hoe dit persoonlijk nadeel kan worden vastgesteld. Overzicht voor syndici die hun AV waterdicht willen maken.
De algemene regel: persoonlijk nadeel vereist
Artikel 3.92, §3 is duidelijk over het principe: geen persoonlijk nadeel, geen nietigverklaring. Maar deze regel wordt toegepast met belangrijke nuances naargelang de aard van de aangevoerde onregelmatigheid.
De gevallen waarin het persoonlijk nadeel evident is
In sommige situaties stelt de aantoning van het persoonlijk nadeel nauwelijks moeilijkheden. Dit is met name het geval:
- Wanneer de individuele rekeningen van een mede-eigenaar foutief zijn en aan de basis liggen van een beslissing die zich aan hem opdringt (bijvoorbeeld een lastenafrekening met fouten ten nadele van de betrokken mede-eigenaar)
- Wanneer een beslissing hem lasten oplegt die volgens hem in werkelijkheid de mede-eigendom betreffen (privatieve lasten ten onrechte geherkwalificeerd als gemeenschappelijke lasten ten zijnen laste)
In deze hypothesen toont de mede-eigenaar gemakkelijk een belang om te handelen aan, aangezien de beslissing rechtstreeks zijn persoonlijke situatie raakt. Er is geen debat.
Herinneren we eraan dat de beslissingen van de algemene vergadering een soeverein karakter hebben, en dat een laattijdige betwisting, met name na het verstrijken van de termijn van 4 maanden, in principe onontvankelijk is.
De meer delicate situaties: de formele onregelmatigheden
De vraag wordt complexer wanneer de onregelmatigheid niet één mede-eigenaar in het bijzonder treft, maar het geheel van de mede-eigenaars. Het is in deze grijze zones dat de rechtspraak de werkelijke draagwijdte van artikel 3.92, §3 schetst.
Geval nr. 1: het gebrek aan voorafgaandelijke informatie (TVR 7-8/2023, p. 274)
Een beslissing van de vrederechter (TVR 7-8/2023, p. 274) behandelt de gevolgen van het niet-naleven van een duidelijke verplichting: de aanduiding, in de oproeping, van de modaliteiten van raadpleging van de documenten betreffende de op de agenda geplaatste punten.
De rechtbank stelt vast dat deze tekortkoming op zijn minst een moreel nadeel veroorzaakt en dat het enige mogelijke herstel bestaat in de nietigverklaring van de algemene vergadering.
Men had ook kunnen preciseren dat het recht om de documenten te raadplegen, in naam van de voor de werking van de algemene vergadering onontbeerlijke transparantie, zo fundamenteel is dat de schending ervan noodzakelijkerwijs een nadeel met zich meebrengt.
Inderdaad, elke mede-eigenaar moet kunnen weten hoe en wanneer hij zijn controlerecht kan uitoefenen. Het maakt uiteindelijk niet uit of deze controle de genomen beslissing al dan niet zou hebben beïnvloed: het nadeel ligt in de onmogelijkheid zelf om te verifiëren.
Toch lijkt dit nadeel veeleer collectief dan werkelijk persoonlijk, vandaar de juridische spanning die we verderop behandelen.
Geval nr. 2: de onregelmatige of laattijdige notulen (Elsene, 19 november 2020)
Een andere interessante beslissing, uitgesproken door de vrederechter van Elsene op 19 november 2020 (RCDI 2021, p. 34), betreft notulen:
- Niet opgesteld tijdens de zitting
- Overgemaakt in hun definitieve versie drie maanden na de vergadering
De rechtbank oordeelt dat:
- De notulen de wettelijke formaliteiten niet eerbiedigen
- De beslissing om er bewijskracht aan te verlenen de wet schendt
- De algemene vergadering bijgevolg in haar geheel moet worden nietig verklaard
Het feit dat de computer van de syndicus ontladen en onbruikbaar was, werd niet weerhouden als een geval van overmacht, aangezien een proces-verbaal perfect handgeschreven kon worden opgesteld.
Ook hier wordt het nadeel afgeleid uit het risico dat de notulen de genomen beslissingen niet getrouw weerspiegelen. Het gaat dus om een potentieel nadeel, maar moeilijk te koppelen aan een mede-eigenaar in het bijzonder.
Een ogenschijnlijke tegenstelling in de wettekst
Deze situaties belichten een interpretatiemoeilijkheid:
- De wet vereist een persoonlijk nadeel
- Maar sommige onregelmatigheden treffen het geheel van de mede-eigenaars
Moet men beschouwen dat:
- Het collectief nadeel dan ontoereikend is?
- Of dat het "uiteenvalt" in een veelheid van "mogelijke" individuele nadelen?
Een interpretatiespoor: de openbare orde
Men zou kunnen volhouden dat de wet op de mede-eigendom van openbare orde is. Bijgevolg zijn de bepalingen die ze bevat, met name inzake transparantie, informatie en formaliteiten, essentieel voor de goede werking van de mede-eigendom.
In dit perspectief: de schending van deze regels treft noodzakelijkerwijs elke mede-eigenaar individueel.
Het nadeel, hoewel collectief in zijn gevolgen, zou aldus persoonlijk in zijn principe worden, aangezien iedereen wordt beroofd van een fundamenteel recht.
Juridische conclusie
Het begrip persoonlijk nadeel, vereist door artikel 3.92, §3, mag niet te restrictief worden geïnterpreteerd. Bij schendingen van essentiële regels opgenomen in de wet op de mede-eigendom:
- Kan het nadeel moreel zijn
- Potentieel
- En zelfs door allen gedeeld
Zonder daarom de nietigverklaring van de algemene vergadering te verhinderen.
Syndici, wees dus waakzaam en eerbiedig elk van de in de wet opgenomen regels.
De anti-nietigheidschecklist: 3 tijden, 3 waakzaamheden
A. Vóór de algemene vergadering
Oproeping:
- Verzonden binnen de wettelijke termijnen (minimum 15 dagen behoudens dringendheid)
- Verzonden aan alle mede-eigenaars (en vruchtgebruikers indien van toepassing)
- Conforme verzendwijze (aangetekend schrijven, eventueel per mail bij voorafgaande en aanvaarde toestemming)
Agenda:
- Duidelijk, nauwkeurig, ondubbelzinnig
- Geen "vaag" punt: vermijd "varia" met beslissingen
- Alle punten ter stemming worden uitdrukkelijk vermeld
Documenten:
- Alle documenten betreffende de punten zijn beschikbaar VÓÓR de AV
- De oproeping preciseert:
- WAAR de documenten raadplegen
- WANNEER
- HOE (ter plaatse, online, kopie)
- Werkelijke toegang (niet fictief of onrechtmatig beperkt)
Recht van de mede-eigenaars:
- De mede-eigenaars hebben punten kunnen voorstellen op de agenda
- De ontvangen verzoeken werden correct opgenomen
B. Tijdens de algemene vergadering
Aanwezigheden en volmachten:
- Aanwezigheidslijst ondertekend
- Verificatie van de volmachten (geldigheid + grenzen)
- Correcte berekening van de aandelen
Meerderheden:
- Verificatie van de wettelijke meerderheden voor elke beslissing
- Onderscheid geëerbiedigd:
- Eenvoudige meerderheid
- Gekwalificeerde meerderheid (2/3, 4/5, enz.)
- Eenparigheid indien nodig
Stemmen:
- Duidelijk uitgedrukte stemmen
- Becijferde resultaten (voor/tegen/onthoudingen)
- Geen beslissing buiten de agenda
Notulen (cruciaal punt):
- Opgesteld tijdens de zitting
- Neemt de beslissingen getrouw over
- Vermeldt:
- Stemresultaten
- Eventuele voorbehouden
- Ondertekend in zitting (voorzitter, secretaris, aangewezen mede-eigenaars)
C. Na de algemene vergadering
Overmaking van de notulen:
- Verzonden binnen de wettelijke termijnen (gewoonlijk 30 dagen)
- Verzonden aan alle mede-eigenaars
Bewaring:
- Veilige archivering
- Documenten toegankelijk bij betwisting
Veelvoorkomende fouten te vermijden (klassieke oorzaken van nietigverklaring)
| Fout | Risico |
|---|---|
| Ontbreken van vermelding van de raadplegingsmodaliteiten van de documenten | Nietigverklaring mogelijk zelfs zonder geïndividualiseerd nadeel (geval nr. 1 hierboven) |
| Notulen achteraf (of laattijdig) opgesteld | Nietigverklaring van de gehele AV (geval nr. 2 hierboven) |
| Beslissing genomen buiten de agenda | Specifieke beslissing nietig verklaard, of zelfs gehele AV |
| Verkeerde meerderheid (2/3 in plaats van 4/5 bijvoorbeeld) | Specifieke beslissing nietig |
| Documenten niet beschikbaar vóór de AV | Schending van het controlerecht, nietigverklaring mogelijk |
| Onnauwkeurige of onvolledige oproeping | Nietigverklaring mogelijk |
Tot besluit: transparantie als reflex
Deze analyse synthetiseert de observaties van Pierre Rousseaux, advocaat bij de balie van Charleroi. De centrale boodschap voor syndici, professioneel of vrijwillig: de Belgische rechtspraak heeft de neiging het begrip persoonlijk nadeel inzake nietigverklaring van AV steeds ruimer te interpreteren. Een schending van de essentiële regels van transparantie en procedure kan volstaan om een vergadering te laten vernietigen, zelfs zonder aantoning van een geïndividualiseerd nadeel.
Het tegengif is eenvoudig: procedurele striktheid. Een goed voorbereide AV, waar de oproeping alle wettelijke vermeldingen bevat, waar de documenten toegankelijk zijn, waar de notulen worden opgesteld en ondertekend in zitting, is vrijwel onaantastbaar. Het is in het respect voor het detail dat de rechtszekerheid van de mede-eigendom op het spel staat.
Om dieper te gaan, raadpleeg ook ons artikel over de vrijwilliger syndicus en de praktische gids voor de overgang, de procedurele striktheid is nog kritischer wanneer men de ervaring van een beroepsbeoefenaar mist.
Vereenvoudig het beheer van uw AV met Seido, centralisatie van oproepingen, veilige archivering van notulen, modeldocumenten conform de wet op de mede-eigendom, sporen van verzendingen en ontvangstbewijzen.