Wat de omvang en de behoeften van het mede-eigendomsgebouw ook zijn, de keuze van de vertegenwoordiger die het beheer van de gemeenschappelijke delen verzekert, is een soevereine beslissing van de algemene vergadering van de mede-eigenaars. Maar heeft die altijd de keuze? De laatste jaren staat de wereld van de mede-eigendom, zoals in diverse andere economische sectoren, en in het bijzonder de kleine gebouwen, voor een tekort aan beroepssyndici. Toch moet aan de wettelijke vereisten worden voldaan. Is de "vrijwillige" syndicus dan een aanvaardbare oplossing?
Wie kan syndicus zijn? Het wettelijk kader
Artikel 3.89 van het nieuwe Burgerlijk Wetboek bepaalt uitdrukkelijk en zonder voorbehoud dat "wanneer hij niet is aangewezen door het reglement van mede-eigendom, de syndicus wordt aangesteld door de eerste algemene vergadering, of bij gebreke daarvan, bij beslissing van de rechter, op verzoek van iedere mede-eigenaar of van iedere derde die er een belang bij heeft". Hetzelfde artikel vereist dat de syndicus aan de mede-eigendom is verbonden door een schriftelijke overeenkomst met een maximumduur van 3 jaar.
Net als de gespecialiseerde rechtsleer is de lectuur eensluidend. Ten bewijze schrijven Mevr. Isabelle Durant en Mr. Olivier Jauniaux (Le syndic, le conseil et le commissaire, in La copropriete apres la loi du 18 juin 2018, ed. La Charte, 2018, p. 86) uitdrukkelijk dat "de syndicus een natuurlijke of rechtspersoon is, al dan niet mede-eigenaar, al dan niet beroepsmatig handelend". De wet legt evenmin op in de te beheren mede-eigendom te verblijven of er gedomicilieerd te zijn.
Natuurlijke persoon of rechtspersoon?
Of de syndicus nu professioneel is of niet, indien het een rechtspersoon betreft, is het essentieel dat deze geldig is opgericht. Dit geldt ook voor de niet-professionele syndicus die zou kiezen om de mede-eigendom te beheren via een familiale vennootschap waarin hij aandelen bezit.
Niet-professionele syndicus: wat u moet weten over het BIV
Indien hij niet-professioneel is, moet de (toekomstige) syndicus het koninklijk besluit van 6 september 1993 naleven dat de beroepstitel en de uitoefening van het beroep van vastgoedmakelaar beschermt (B.S. 13 oktober 1993).
Om het beroep van vastgoedmakelaar uit te oefenen, en dus de functie van syndicus van vastgoed in mede-eigendom als zelfstandige, in hoofdberoep of bijberoep, moet deze beheerder van een gebouw in mede-eigendom erkend zijn door het Beroepsinstituut van Vastgoedmakelaars (BIV) en ingeschreven op de tabel.
De twee uitzonderingen op deze regel
Deze verplichting van BIV-erkenning is niet van toepassing indien de aspirant-syndicus zich in een van de volgende situaties bevindt:
- Gelijkwaardige beroepsdiscipline: hij is onderworpen aan de discipline van een erkende beroepsinstantie zoals die van een advocaat, notaris, architect, boekhouder of landmeter-expert
- Familiaal of persoonlijk vermogen: hij beheert enkel zijn familiaal vermogen of het vermogen waarvan hij zelf mede-eigenaar of vennoot is in de eigenaarsvennootschap van het betrokken pand, in dat geval beheert hij het pand zonder de titel van door het BIV erkend vastgoedmakelaar te dragen omdat het gaat om een mede-eigenaar die "zijn eigen goederen" beheert
Deze twee categorieën personen kunnen in de praktijk, zonder BIV-erkenning, de functie van syndicus uitoefenen.
"Vrijwilliger": een benaming die niets zegt over de vergoeding
Om het verschil te markeren met de erkende beroepsvastgoedmakelaars of de beroepsbeoefenaars die onder andere beroepsinstanties vallen, wordt de beheerder-mede-eigenaar aangeduid als "vrijwilliger". Maar deze benaming uit gemak prejudicieert geenszins of zijn activiteit al dan niet wordt vergoed. Het financiële aspect wordt geregeld in de overeenkomst die hem aan de mede-eigendom verbindt en die dan zijn fiscale en sociale verplichtingen zal definiëren.
De wettelijke verplichtingen die identiek blijven
Daarnaast moet elke syndicus, professioneel of niet, zijn opdracht en zijn wettelijke verplichtingen vervullen. Twee vereisten zijn bijzonder structurerend:
De genormaliseerde boekhouding (MAR)
De syndicus houdt een boekhouding die het Minimum Algemeen Rekeningstelsel (MAR) eerbiedigt, vastgelegd door het K.B. van 12 juli 2012 (B.S. 3 augustus 2012), en dient dus een dubbele boekhouding te voeren.
Tolerantie voor kleine mede-eigendommen: voor mede-eigendommen van minder dan 20 kavels, waarbij kelders, garages en parkings niet in aanmerking worden genomen, mag hij een vereenvoudigde boekhouding voeren mits hij aan zijn mede-eigendom een jaarlijkse balans voorlegt.
De beroepsaansprakelijkheid
De syndicus verzekert zijn beroepsaansprakelijkheid. Dit geldt zelfs voor de vrijwilliger syndicus, zijn niet-professionele hoedanigheid ontslaat hem niet van de gevolgen van zijn handelingen of nalatigheden.
Geen wettelijke drempel om verplicht over te schakelen naar professioneel
In ieder geval brengt de Belgische wet op de mede-eigendom en de wet op het statuut van vastgoedmakelaar geen beperking aan inzake het aantal kavels van de mede-eigendom die een niet-professionele of vrijwilliger syndicus kan beheren. Er bestaat dus geen enkele wettelijke bepaling die een beroepssyndicus zou opleggen vanaf 20 kavels, het is een hardnekkige mythe.
Het komt aan de vrijwilliger-mede-eigenaar die zijn diensten aan de algemene vergadering aanbiedt die over zijn aanstelling of aanwijzing beslist toe de omvang van haar verwachtingen en van de wettelijke vereisten in te schatten waaraan deze "vrijwillige" syndicus zal kunnen voldoen ten aanzien van de kandidaat die zich voorstelt.
Het tekort aan beroepssyndici: een context die tot reflectie noopt
Sinds enkele jaren worden mede-eigenaars op zoek naar een nieuwe beroepssyndicus geconfronteerd met een gebrek aan dienstaanbod en samenwerkingsvoorstellen.
De BIV-enquête van 2022: de structurele oorzaken
Het BIV voerde in 2022 een enquête over het beroep van syndicus. Deze enquête legt een tanende aantrekkelijkheid bloot en identificeert de redenen van demotivatie en ontmoediging. Onder de aangevoerde oorzaken worden met name aangewezen:
- Het onevenwicht tussen beroepsleven en privéleven
- Een als ontoereikend beoordeelde vergoeding
- Een belangrijke stressfactor
- Een gebrek aan kennis en erkenning van de kant van de mede-eigenaars
Hoewel veel beroepsbeoefenaars ontegensprekelijk correct werken tot tevredenheid van de beheerde mede-eigendommen en de mede-eigenaars, en zo actief bijdragen tot het vrijwaren van hun vastgoedvermogen, overtuigt een zeker aantal echter niet meer, vandaar de actieve zoektocht naar een nieuwe beroepssyndicus.
Het gevolg: een verdringingseffect
De mede-eigenaars hebben aldus vastgesteld dat het beroep geleidelijk minder aantrekkingen heeft en dat dit gebrek aan aantrekkelijkheid op de mede-eigendomsmarkt geleidelijk een echt tekort wordt. Het gebrek aan beroepsbeoefenaars laat hen die het beroep uitoefenen toe de mede-eigendommen te kiezen waarvoor ze willen werken volgens minder onderhandelbare honoraria. Het is de harde wet van vraag en aanbod.
Bijgevolg plaatst het omgevende tekort aan beroepssyndici de mede-eigendom en de mede-eigenaars voor een echte uitdaging.
De oplossing: een vrijwilliger syndicus in 4 stappen
Opdat deze overgang slaagt, dient de vrijwillige kandidaat stapsgewijs te werk te gaan. Elke "vrijwillige" activiteit beantwoordt aan de geest van dienstbaarheid, aan de wil te handelen ten voordele van zijn hele gemeenschap (van mede-eigenaars) maar ook, ongetwijfeld zelfzuchtiger, voor zichzelf en zijn eigen vermogen.
Stap 1 - De haalbaarheid van het project bestuderen
Op het vlak van de mede-eigendom moet hij belang stellen in het beheer van de mede-eigendom, vragen stellen, de documenten van de mede-eigendom onderzoeken door de zittende syndicus en de andere mede-eigenaars te bevragen.
Op het individuele vlak moet hij bereid zijn zich in te zetten. De activiteit van vrijwilliger syndicus vereist toewijding, tijd en beschikbaarheid evenals een zeker aantal toegankelijke kennis. Het is geen bijbaantje, het is een structurerend engagement.
Stap 2 - De basisvaardigheden verwerven en zich omringen
De syndicus moet zich regelmatig en continu informeren. Hij verkrijgt deze informatie gemakkelijk dankzij opleidingen en diverse praktische instrumenten zoals brochures en software. Inderdaad, op het vlak van informatie en op wettelijk vlak bestaan er instrumenten die voor iedereen toegankelijk zijn.
Het is cruciaal zich te omringen met bekwame mede-eigenaars in verschillende domeinen: technisch (onderhoud, werken), juridisch (geschillen, huurovereenkomsten), boekhoudkundig (afrekeningen, lasten) en communicatie (informatie aan de bewoners). De mede-eigendom is een collectieve aangelegenheid, geen voorbehouden domein.
Stap 3 - Een schriftelijke overeenkomst sluiten
Naast haar verplicht en schriftelijk karakter, laat de overeenkomst toe de voorwaarden van vergoeding en van terugbetaling van de gedragen kosten te bepalen. Het komt aan de vrijwilliger syndicus toe met de mede-eigenaars te onderhandelen waaronder de leden van de raad van mede-eigendom of de AV.
Verschillende beroeps- of eigenaarsfederaties stellen modelovereenkomsten ter beschikking die de mede-eigenaars en kandidaat-vrijwilligers-syndicus kunnen aanpassen. De maximumduur is 3 jaar.
Stap 4 - Het succes en de duurzaamheid verzekeren
Eerder dan formeel gehuld in zijn wettelijke opdracht, wint de vrijwilliger syndicus erbij zich tot Animator van de mede-eigenaars en Communicator op te werpen.
- Hij deelt de ontvangen informatie (idealiter via een speciale website, met respect voor de AVG)
- Hij legt het waarom en het hoe van de beslissingen uit, als pedagoog
- Hij overlegt met de anderen in plaats van op te leggen
- Hij delegeert: op administratief vlak kan de syndicus onder zijn verantwoordelijkheid andere mede-eigenaars interesseren voor de uitvoering van bepaalde taken (opstelling van de agenda, verzending van de oproepingen, opvolging van de aanwezigheidslijst). Hij kan ook de formele toestemming vragen om sommige te delegeren aan zijn AV die stemt met 2/3 van de stemmen
Op technisch vlak kan deze beheerder zijn grenzen erkennen. De technische aspecten vereisen inderdaad een specifieke expertise en kennis. De vereniging van de interne competenties en expertises in het gebouw is in ieders voordeel. Mede-eigenaars belasten met het verzekeren van bezoeken in het gebouw, het ontvangen van vakmensen of het zoeken naar bestekken laat toe veel tijd te winnen en zijn persoonlijke investering te beperken.
Tot besluit: een collectieve investering
Gelet op de wettelijke en technische vereisten evenals de evolutie van het beleid inzake energetische renovatie, zou de vrijwilliger syndicus aan zichzelf kunnen twijfelen of vrezen zich alleen en ontredderd te voelen. Indien de mede-eigenaars wensen dat het vrijwillige beheer dat een mede-eigenaar uitoefent als voorzichtig en redelijk man of vrouw met gezond verstand een succes wordt, is het beheer niet langer de zaak van één enkel individu en wordt het collegiaal.
De mede-eigenaars van het gebouw moeten de handen uit de mouwen steken en "zo collectief mogelijk spelen" aangezien iedereen werkt voor de valorisatie en het behoud van zijn vastgoedvermogen. Hun min of meer spontane betrokkenheid bij het beheer zal verhinderen dat de goede wil van de vrijwilliger syndicus afkalft, doordat hij aan zijn lot wordt overgelaten terwijl hij voor deze activiteit niet is opgeleid.
De kwaliteit van de persoonlijke relaties en de samenwerkingen die zich ontwikkelen tussen mede-eigenaars laat aldus de vrijwilliger syndicus toe een, geven we het toe, moeilijke wettelijke opdracht met ernst te vervullen. Deze analyse synthetiseert de observaties van Marianne Palamides, juriste gespecialiseerd in mede-eigendom.
Om dieper te gaan, raadpleeg ook ons artikel over het beroep van syndicus en het tekort aan beroepsbeoefenaars in België, de structurele context die de vrijwilliger syndicus des te relevanter maakt.
Vereenvoudig het beheer van een mede-eigendom met Seido, centralisatie van documenten (reglement, notulen van AV, boekhouding), communicatie met de mede-eigenaars en opvolging van werken. Bijzonder geschikt voor vrijwilligers syndici die strengheid en eenvoud moeten verzoenen.