SEIDO
Voor vastgoedkantoren

Multichannel centralisatiesoftware voor vastgoedkantoren in België

SEIDO is ontworpen voor Belgische vastgoedkantoren die 50 tot 300 huurpanden beheren en elke week uren verliezen met het reconstrueren van aanvragen via WhatsApp, e-mail, telefoon en sms. Het product centraliseert deze kanalen in één dashboard, triageert aanvragen met een AI die door de beheerder wordt gevalideerd, en opent eigen portalen voor aannemers en huurders.

De concrete situatie

Wat er vandaag in uw vastgoedkantoor gebeurt.

  1. 1

    Een huurder stuurt om 7:32 een WhatsApp met een foto van een lek. Een andere belt over een verwarmingsprobleem. Een e-mail komt binnen met een offerte-opvolgingsverzoek.

  2. 2

    U besteedt 30 minuten aan het opzoeken van de huurovereenkomst, het identificeren van de eigenaar, controleren of het om huurder- of eigenaarslast gaat, en de juiste aannemer contacteren.

  3. 3

    De aannemer bevestigt de dag ervoor, maar u vergeet de huurder te verwittigen. De afspraak wordt gemist. U volgt opnieuw op.

  4. 4

    Informatie is verspreid over Outlook, WhatsApp, Google Drive, het blocnote op uw bureau, en soms enkel in uw hoofd.

De taak

Wat uw beheerders elke week moeten volbrengen, zonder frictie of vergetelheid.

  • Alle inkomende aanvragen (WhatsApp, e-mail, telefoon, sms, huurderportaal) op één plek centraliseren.

  • In minder dan 30 seconden identificeren: welke huurovereenkomst? welke eigenaar? huurderslast of verhuurderslast?

  • De juiste actie (interventie, herinnering, schadegeval, gemotiveerde afwijzing) naar de juiste aannemer dispatchen, met de juiste context.

  • Voortgang volgen zonder manueel op te volgen, de aannemer updatet status, de huurder ontvangt een automatische tracking-link.

  • Volledige traceerbaarheid behouden (gesprekken, offertes, facturen, voor/na-foto's) per pand en per geschil.

Waarom huidige tools tekortschieten

Feitelijke, neutrale voorstelling.

Smovin

Uitstekend in huurboekhouding en generatie van juridische documenten. Zwak in multichannel-centralisatie: WhatsApp en sms zijn niet natief geïntegreerd, elke beheerder blijft afhankelijk van zijn persoonlijke telefoon.

Rentio

Goed huurderportaal en kandidatuurworkflow. Gericht op zelfstandigen en kleine structuren (< 50 panden). Beperkt voor AI-triage van multichannel-aanvragen en aannemerscoördinatie.

Excel / Google Sheets

Flexibel maar geïsoleerd: geen verbinding met communicatiekanalen, geen automatische opvolging, geen aannemer- of huurderportaal. Voor een kantoor met meer dan 50 panden groeit de verborgen tijdkost exponentieel.

WhatsApp Business + gedeelde mailbox

Kanalen blijven gefragmenteerd: elke medewerker moet meerdere apps raadplegen, en de historiek per pand is onmogelijk te reconstrueren. Geen triage, geen onderscheid huurder/eigenaarslast, geen traceerbaarheid.

Hoe SEIDO in uw kantoor past

Het mechanisme, in drie stappen.

1. Capture

Officiële WhatsApp Business, IMAP-e-mail, sms-gateway, telefoontranscriptie, huurderportaalformulier. Alle kanalen komen in realtime binnen.

2. AI-triage

De AI stelt een type voor (15 categorieën), urgentie (3 niveaus), een aanbevolen aannemer en de juiste toewijzing (huurder vs eigenaar). De beheerder valideert met één klik, geen onomkeerbare actie geautomatiseerd.

3. Uitvoering & opvolging

Interventie aangemaakt, aannemer verwittigd met eigen portaal, huurder ontvangt pakket-achtige tracking-link, gesprek gelogd. Facturen automatisch gekoppeld aan het juiste dossier.

Inputs → Outputs

Wat SEIDO binnenkrijgt, wat eruit komt.

Inputs (wat binnenkomt)

  • WhatsApp Business-berichten (tekst, foto's, audio)
  • Inkomende e-mails via IMAP (beheerder, boekhouding)
  • Sms via gateway (directe link naar kantoortelefoon)
  • Telefoongesprekken (automatische transcriptie)
  • Huurderportaalformulieren (begeleid, foto vereist)

Outputs (wat eruit komt)

  • Getypeerde, toegewezen interventie voor aannemer
  • Geplande herinnering (offerte-opvolging, verzekeringsdeadline)
  • Schadeaangifte met bijlagen en verzekeraarsnotificatie
  • Afgewezen aanvraag met geschreven motivatie aan huurder
  • Gelogd gesprek per pand, PDF-exporteerbaar voor geschillen

Voor wie SEIDO precies is ontworpen

Grootte
Vastgoedkantoren met 50 tot 300 huurpanden (sweet spot). Configureerbaar tot 500 panden.
Team
Structuren met 2 tot 10 medewerkers (beheerders + assistenten + directie).
Geografie
België FR/NL (Brussel, Wallonië, Vlaanderen). Uitbreiding Frankrijk bezig.
Sector
Privé-huurbeheer, residentieel hoofdzakelijk, klein zakelijk secundair.

Voor wie SEIDO niet is

Eerlijkheid voor onboarding: als u in een van deze gevallen past, is een andere tool beter.

  • Zelfstandigen met minder dan 20 panden: het product is gedimensioneerd voor teams met meerdere medewerkers.

  • Syndici van mede-eigendom: ander beroep (juridische akten, algemene vergaderingen, aandelen). Zie gespecialiseerde tools.

  • Vastgoedfondsen met meer dan 1000 panden en geïntegreerde ERP-behoeften: andere architectuur vereist.

  • Puur transactionele kantoren (verkoop) zonder huurportefeuille: SEIDO is exclusief gericht op huurbeheer.

Klaar om uw multichannel-aanvragen te centraliseren?

Gratis proefperiode zonder kredietkaart, 1 volledige maand met Excel/CSV-import van uw bestaand bestand. Gepersonaliseerde demo van 30 minuten met een lid van het SEIDO-team.