Quels que soient la taille et les besoins de l'immeuble en copropriete, le choix du representant assurant l'administration des parties communes est une decision souveraine de l'assemblee generale des coproprietaires. Mais a-t-elle toujours le choix ? Ces dernieres annees, comme dans divers autres secteurs economiques, le monde de la copropriete, et particulierement les immeubles de petite taille, est confronte a un manque de syndics professionnels. Il faut pourtant repondre aux exigences legales. Est-ce que le syndic "benevole" est alors une solution acceptable ?
Qui peut etre syndic ? Le cadre legal
L'article 3.89 du nouveau Code civil dispose expressement et sans reserves que "lorsqu'il n'est pas designe par le reglement de copropriete, le syndic est nomme par la premiere assemblee generale, ou a defaut, par decision du juge, a la requete de tout coproprietaire ou de tout tiers ayant un interet". Le meme article exige que le syndic soit lie a la copropriete par un contrat ecrit d'une duree maximale de 3 ans.
A l'instar de la doctrine specialisee, la lecture est unanime. Pour preuve, Mme Isabelle Durant et Me Olivier Jauniaux (Le syndic, le conseil et le commissaire, in La copropriete apres la loi du 18 juin 2018, ed. La Charte, 2018, p. 86) ecrivent expressement que "le syndic est une personne physique ou morale, coproprietaire ou non, agissant a titre professionnel ou non". La loi n'impose pas non plus de resider ou d'etre domicilie dans la copropriete a gerer.
Personne physique ou morale ?
Que le syndic soit professionnel ou non, s'il est une personne morale, il est essentiel que celle-ci soit valablement constituee. Cela vaut aussi pour le syndic non-professionnel qui choisirait de gerer la copropriete via une societe familiale dans laquelle il detient des parts.
Syndic non-professionnel : ce qu'il faut savoir sur l'IPI
S'il est non-professionnel, le (futur) syndic doit respecter l'Arrete royal du 6 septembre 1993 qui protege le titre professionnel et l'exercice de la profession d'agent immobilier (M.B. 13 octobre 1993).
Pour exercer la profession d'agent immobilier, et donc la fonction de syndic de biens immobiliers en copropriete en qualite d'independant, a titre principal ou accessoire, ce gestionnaire d'immeuble en copropriete doit etre agree par l'Institut professionnel des agents immobiliers (I.P.I.) et inscrit au tableau.
Les deux exceptions a cette regle
Cette obligation d'agrement IPI ne s'applique pas si l'aspirant-syndic se trouve dans l'une des situations suivantes :
- Discipline professionnelle equivalente : il est soumis a la discipline d'une instance professionnelle reconnue telle que celle d'un avocat, d'un notaire, d'un architecte, d'un comptable ou d'un geometre-expert
- Patrimoine familial ou personnel : il ne fait que gerer son patrimoine familial ou le patrimoine dont il est lui-meme coproprietaire ou associe dans la societe proprietaire du bien vise, dans ce cas, il gere le bien sans porter le titre d'agent immobilier agree I.P.I. car il s'agit d'un coproprietaire qui gere "ses propres biens"
Ces deux categories de personnes peuvent en pratique, sans agrement I.P.I., assurer la fonction de syndic.
"Benevole" : une appellation qui ne dit rien de la remuneration
Pour marquer la difference avec les agents immobiliers professionnels et agrees ou les professionnels relevant d'autres instances professionnelles, le gestionnaire-coproprietaire est qualifie de "benevole". Mais cette appellation de convenance ne prejuge pas du caractere remunere ou non de son activite. L'aspect pecuniaire est organise dans le contrat qui le lie a la copropriete, et qui definira alors ses obligations fiscales et sociales.
Les obligations legales qui restent identiques
Par ailleurs, tout syndic, professionnel ou non, doit remplir sa mission et ses obligations legales. Deux exigences sont particulierement structurantes :
La comptabilite normalisee (PCMN)
Le syndic tient une comptabilite respectant le Plan comptable minimum normalise (PCMN) defini par l'A.R. du 12 juillet 2012 (M.B. 3 aout 2012), et donc tenir une comptabilite en partie double.
Tolerance pour les petites copropriétés : pour les copropriétés de moins de 20 lots, ou les caves, les garages et les parkings ne sont pas pris en compte, il peut tenir une comptabilite simplifiee tout en presentant a sa copropriete un bilan annuel.
La responsabilite professionnelle
Le syndic assure sa responsabilite professionnelle. Cela vaut meme pour le syndic benevole, sa qualite non-professionnelle ne le decharge pas des consequences de ses actes ou omissions.
Pas de seuil legal pour passer obligatoirement au pro
En tous cas, la loi belge sur la copropriete et la loi sur le statut des agents immobiliers n'apportent aucune limite quant au nombre de lots constituant la copropriete qu'un syndic non-professionnel ou benevole peut administrer. Il n'y a ainsi aucune disposition legale qui imposerait un syndic professionnel a partir de 20 lots, c'est un mythe persistant.
Il appartient au coproprietaire benevole qui offre ses services a l'assemblee generale qui decide de sa nomination ou designation de prendre la mesure de ses attentes et des exigences legales que ce syndic "benevole" pourra remplir au regard du candidat qui se propose.
La penurie de syndics professionnels : un contexte qui force la reflexion
Depuis quelques annees, les coproprietaires en quete d'un nouveau syndic professionnel sont confrontes a un manque d'offres de services et de propositions de collaboration.
L'enquete IPI de 2022 : les causes structurelles
L'I.P.I. a mene une enquete en 2022 sur le metier de syndic. Cette enquete met en exergue une attractivite en perte de vitesse et identifie les raisons d'une demotivation et d'un decouragement. Parmi les causes avancees sont pointes notamment :
- Le desequilibre entre vie professionnelle et vie privee
- Une remuneration jugee inadequate
- Un facteur stress important
- Un manque de connaissance et de reconnaissance de la part des coproprietaires
Bien que beaucoup de professionnels travaillent indubitablement correctement a la satisfaction des coproprietes gerees et des coproprietaires, contribuant ainsi activement a preserver leur patrimoine immobilier, un certain nombre toutefois ne convainc pas ou plus, d'ou la recherche active d'un nouveau syndic professionnel.
La consequence : un effet d'eviction
Les coproprietaires se sont ainsi apercus que le metier presente progressivement moins d'attraits et que ce manque d'attractivite devient progressivement sur le marche de la copropriete une veritable penurie. Le manque de professionnels permet a ceux qui exercent le metier de choisir les coproprietes pour lesquelles ils veulent travailler selon des honoraires moins negociables. C'est la dure loi de l'offre et de la demande.
En consequence, la penurie ambiante de syndics professionnels place la copropriete et les coproprietaires face a un vrai defi.
La solution : un syndic benevole en 4 etapes
Pour que cette transition reussisse, le candidat benevole se doit de proceder par etapes. Toute activite "benevole" repond a l'esprit de service, a la volonte d'agir au profit de toute sa communaute (de coproprietaires) mais aussi, plus egostement sans doute, pour soi et son patrimoine propre.
Etape 1 - Etudier la faisabilite du projet
Sur le plan de la copropriete, il doit s'interesser a la gestion de la copropriete, poser des questions, examiner les documents de la copropriete en interrogeant le syndic en fonction et les autres coproprietaires.
Sur le plan individuel, il doit etre pret a s'investir. L'activite de syndic benevole requiert du devouement, du temps et de la disponibilite ainsi qu'un certain nombre de connaissances accessibles. Ce n'est pas un job d'appoint, c'est un engagement structurant.
Etape 2 - Acquerir les competences de base et s'entourer
Le syndic doit s'informer regulierement et en continu. Il obtient aisement cette information grace a des formations et divers outils pratiques tels que brochures et logiciels. En effet, sur le plan de l'information et sur le plan legal, des outils existent et qui sont a la portee de tous.
Il est crucial de s'entourer de coproprietaires competents dans differents domaines : technique (entretien, travaux), juridique (litiges, baux), comptable (decomptes, charges) et communication (information aux residents). La copropriete est une affaire collective, pas un domaine reserve.
Etape 3 - Conclure un contrat ecrit
Outre son caractere obligatoire et ecrit, le contrat permet de definir les conditions de remuneration et de remboursement des frais exposes. Il appartient au syndic benevole de negocier avec les coproprietaires dont les membres du conseil de copropriete ou l'AG.
Plusieurs federations professionnelles ou de proprietaires mettent a disposition des modeles de contrat que les coproprietaires et candidats syndics benevoles peuvent adapter. La duree maximale est de 3 ans.
Etape 4 - Assurer le succes et la perennite
Plutot que drape formellement dans sa mission legale, le syndic benevole gagne a s'instituer Animateur des coproprietaires et Communicant.
- Il partage les informations recues (idealement via un site internet dedie, avec respect du RGPD)
- Il explique le pourquoi et le comment des decisions, en pedagogue
- Il se concerte avec les autres plutot que d'imposer
- Il delegue : sur le plan administratif, le syndic peut sous sa responsabilite interesser d'autres coproprietaires a l'accomplissement de certaines taches (redaction de l'ordre du jour, envoi des convocations, suivi de la liste des presences). Il peut aussi demander l'autorisation formelle d'en deleguer certaines a son AG qui vote a 2/3 des voix
Sur le plan technique, ce gestionnaire peut reconnaitre ses limites. Les aspects techniques necessitent effectivement une expertise et des connaissances specifiques. La reunion des competences et des expertises internes a l'immeuble est benefique a tous. Missionner des coproprietaires pour assurer les visites dans l'immeuble, pour recevoir les corps de metier ou pour la recherche des devis permet de gagner beaucoup de temps et de limiter son investissement personnel.
En conclusion : un investissement collectif
Au vu des exigences legales et techniques ainsi que de l'evolution des politiques publiques en matiere de renovation energetique, le syndic benevole pourrait douter de lui ou craindre de se sentir seul et demuni. Si les coproprietaires souhaitent que la gestion benevole qu'un coproprietaire exerce en homme ou femme prudent et raisonnable avec bon sens devienne un succes, la gestion n'est plus l'affaire d'un seul individu et devient collegiale.
Les coproprietaires de l'immeuble doivent mettre la main a la pate et "jouer aussi collectif que possible" puisque tous oeuvrent pour la valorisation et la preservation de leur patrimoine immobilier. Leur implication plus ou moins spontanee dans la gestion empechera d'emousser la bonne volonte du syndic benevole, a force d'avoir ete abandonne a son sort alors qu'il n'est pas forme a cette activite.
La qualite des relations personnelles et les collaborations developpees entre coproprietaires permettent ainsi au syndic benevole de remplir avec serieux une mission legale, admettons-le, difficile. Cette analyse synthetise les observations de Marianne Palamides, juriste specialisee en copropriete.
Pour aller plus loin, consultez egalement notre article sur le metier de syndic et la penurie de professionnels en Belgique, le contexte structurel qui rend le syndic benevole d'autant plus pertinent.
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